时苒、王乐瑶和小贡在同一周去了耀华集团报到,分别去找了自己直属的部门领导,当天就分了工牌,在带领自己的老员工指导下,迅进入了工作状态。
时苒一进人力资源部,就被调过去到了行政室。
到行政室之后时苒领到的第一个工作内容,就是先去做出本周的会议室预定排期表,然后一一通知各部门,他们所预约的会议时间和会议室。
耀华集团大厦一共有25个会议室,5个会议厅,共可容纳员工上万人同时召开会议。
因此会议室的预约使用时间也需要高效的排期,这样才能既满足各部门的会议需要,又不会造成资源浪费。
时苒听行政室的老员工说,这些会议室一般会按照容纳的人数先分类,然后各个部门需要召开会议的时间最好提前一周预约,至少也要提前三天,除非有特别紧急临时的会议,比如说董事长有要事临时召集,那么有可能只提前了半天,这就需要行政室的员工作出临时调度。
既满足会议室原定部门的需求,又能满足临时会议的安排。
时苒看了一眼汇集到她手上的密密麻麻的各部门预约会议室需求表,倒吸了一口冷气,这么多部门都需要开会?怎么有这么多会需要开呢?
时苒最讨厌开会了,在学校里凡是要开大会,她下意识里第一反应就是想溜……可没少让王乐瑶帮她签到。
没想到来到耀华工作的第一天,接到的工作任务就是会议室预约排期。
时苒调出电脑中上个月以及上周的会议室排期表,她认真的看了一下格式,现一个问题,那就是没有临时调度会议室。
因此在上周,集团负责销售的总经理突然召开销售部全体大会的时候,行政室就把当天下午的所有会议室排期打乱了一遍重新安排。
以至于重新排好的会议室时间和会议室名称再重新到各部门的时候,已经有很多部门的员工到达了原定会议室准备开会。
因此听老员工们说当时着实慌乱了一阵子,耽误了足足二十分钟,各部门才各就各位到了各自应该去的会议室。
这件事遭到了好几个部门的投诉,行政室的负责人汗都出来了,被人力资源部老总狠狠的批了一顿。
时苒听到老员工的吐槽,再看着之前的制式版本,就忍不住想提出一个小小的改动,增加一个中型的灵活机动会议室,这样就不容易生类似的问题了。
一般来说只是闲置出一个灵活机动的中型会议室,也足够满足突的一般临时会议需求了。
时苒把这个建议告诉老员工蔡小洁的时候,她未置可否。
“哎呀,小时,这个制式版本已经用了好多年了,领导们都没说什么,咱们又何必多此一举呢?”
蔡小洁劝她多一事不如少一事。
可是时苒不这么觉得,她想工作方法不就是越改越顺畅吗?如果大家都不改,那么后期出现什么问题,还是执行的员工要背锅,领导又怎么会去问原因呢?
领导要的是结果,不是原因,更不是借口。
时苒没听蔡小洁的劝告,直接动手在时间表制式版本上小小的做出了改动,增加了一个亮黄色的区域,位于22层的可以容纳5oo人会议的中型会议室2218室,她贴心的在上面注明了是灵活机动会议室。
然后才开始把下周各部室的预约会议时间开始排期,一个下午时间,她就把那些密密麻麻的需求表时间排好了,填在了表格里,对应不同的会议时间,与会人数和预计会议时长,整整齐齐的码在表格里。
时苒爱好细节,有强迫症,她把表格整得漂漂亮亮、干干净净,才满意的存档好。
她迅的送给蔡小洁以及抄送给行政室的负责人马明华一份之后,时苒就准备下班了。
时苒觉得第一天的工作还挺有意思的,比她想象中的繁琐无聊呆板的行政工作要有趣那么一丢丢。
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